Pendahuluan.
A
Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi.
Pembahasan.
Pandangan Tentang IRM
Pengertian dari IRM sendiri ialah Konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama , seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen,.
Informasi juga merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.
IRM (information resource management) ini merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang menghasilkan informasi yang berkualitas.
Informasi Sebagai Sumber Strategis
Berikut ini ialah definisi-definisi dari Informasi sebagai Sumber Strategis:
- Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun system informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
- Arus informasi antara perusahaan dan pelanggan:
1. Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
2. Informasi yang menerangkan penggunaan produk
3. Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Perencanaan Strategis Untuk Sumber Informasi.
Perencanaan strategis merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan dating. Gagasan utama dari Perencanaan Strategis adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan ialah Top Down artinya Langkah pertama yang digunakan adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan,.
Manajemen Dan Strategi End User Computing.
Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Kesimpulan.
Dari artikel yang saya buat diatas,saya menyimpulkan bahwa di dalam suatu Manajemen itu sangatlah penting untuk mendapatkan sebuah Sumber Informasi,karena kalau tidak ada informasi sama saja seperti membangun sebuah pemikiran kosong,jadi Sumber informasi sangatlah diperlukan dalam Perusahaan untuk mencapai suatu tujuan Perusahaan itu sendiri.
Daftar Pustaka.
http://viyan.staff.gunadarma.ac.id
1. SIKLUS HIDUP SISTEM
Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
5. Tahap Penggunaan
Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :
A. Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
B. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.
Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan
Keuntungan yang dicapai :
· semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
· Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.
C. Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.
2. TAHAP PERENCANAAN
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
· Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
· Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
· Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
· Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.
Langkah-langkahnya
1. Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
2. Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukungend user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.
3. Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
4. Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
5. Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
f. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.
6. Menyiapkan usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.
7. Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :
a. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
b. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?
Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.
8. Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).
Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :
1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Tujuan dan kendala sistem
4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
5. Proyek penelitian sistem yang disarankan
Tugas yang harus dilaksanakan
Kebutuhan sumber daya manusia
Jadual kerja
Perkiraan biaya
6. Dampak yang diharapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
6.2. Dampak pada operasi perusahaan
6.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
7. Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
8. Ikhtisar
3. TAHAP ANALISIS
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :
1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
· Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
· Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
· Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
· Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
· Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
5. Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.3. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :
1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Definisi masalah
4. Tujuan dan kendala sistem
5. Kriteria kinerja
6. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
7. Rancangan proyek yang disarankan
7.1.Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2.Kebutuhan sumber daya manusia
7.3.Jadual kerja
7.4.Perkiraan biaya
8. Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9. Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
10. Ikhtisar
4. TAHAP PERANCANGAN
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data dictionary), flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.
2. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.
3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
4. Mimilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS.
5. Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.
Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.4. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :
1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Definisi masalah
4. Tujuan dan kendala sistem
5. Kriteria kinerja
6. Rancangan sistem
Deskripsi ringkasan
Konfigurasi peralatan
7. Proyek penerapan yang disarankan
Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
Kebutuhan sumber daya manusia
Jadual kerja
Perkiraan biaya
8. Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9. Rencana penerapan umum
10. Ikhtisar
5. TAHAP PENERAPAN
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :
1. Merencanakan penerapan;
Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.
2. Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.
3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras;
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikanrequest for proposal (RFP), yang berisi antara lain :
a. Surat yang ditransmisikan
b. Tujuan dan kendala sistem
c. Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan, dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.
d. Jadual pemasangan
Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.
4. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.
5. Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database management sistem – DBMS).
6. Menyiapkan fasilitas fisik;
Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.
7. Mendidik peserta dan pemakai;
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8. Menyiapkan usulan cutover;
Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)
9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;
Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.
10. Masuk ke sistem baru.
Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :
e. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
f. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
g. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
h. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.
Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.
Daya tarik prototype, yaitu :
a. Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e. Penerapan lebih mudah.
Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a. Bersifat tergesa-gesa.
b. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :
a. Risiko tinggi
b. Pertimbangan interaksi pemakai
c. Jumlah pemakai banyak
d. Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
e. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
f. Sistem yang inovatif
g. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.
Pengembangan Aplikasi Cepat (rapid application development – RAD)
RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (information engineering – IE).
Metodologi RAD akan memberi respon yang cepat terhadap kebutuhan pemakai, tetapi dengan lingkup yang lebih luas.
Unsur-unsur penting RAD, yaitu :
a. Manajemen, harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat kegiatan tersebut sangat menyenangkan.
b. Manusia, dibentuk beberapa Tim yang terspesialisasi yang dikenal dengan istilah SWAT (Skilled with advanced tools).
c. Metodologi, yaitu siklus hidup RAD yang terdiri dari perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan cutover.
d. Peralatan, terdiri dari bahasa pemrograman generasi ke-4 dan peralatan CASE (computer aided software engineering)
7. IKHTISAR
Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti suatu pola yang disebut siklus hidup sistem, yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan serta penggunaan. Manajer dari area pemakai terlibat dalam perencanaan dengan maksud agar proyek akan memperoleh manfaat. Analis sistem membantu manajer dalam pendefinisian masalah, menetapkan tujuan dan mengenai kendala-kendala serta studi kelayakan.
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan dibentuknya tim proyek. Kegiatan yang dilakukan yaitu pemakai mendefinisikan kebutuhan informasi, menentukan kriteria kinerja, menyiapkan usulan rancangan untuk merancang sistem baru.
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan sistem yang terinci, dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan terstruktur yang mendokumentasikan proses dan data. Dilakukan pula identifikasi konfigurasi sistem alternatif dan dievaluasi, dan yang terbaik dipilih. Diajukan usulan penerapan yang akan memberi dasar untuk menciptakan suatu sistem kerja dari dokumentasi rancangan.
Tahap penerapan melibatkan para spesialis informasi lainnya, pemakai tambahan dan mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor. Setelah perancangan yang terinci diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak serta dibuat database. Ketika fasilitas fisik telah siap dan pendidikan yang diperlukan telah dilaksanakan, manajemen menentukan apakah cutover ke sistem baru perlu dilaksanakan. Apabila sistem tersebut dianggap tidak bisa digunakan lagi, pihak manajemen dapat mengotorisasi proyek rekayasa ulang, yang mengulang siklus hidup sistem.
Setelah tahap penggunaan dimulai, analis sistem dan auditor internal melaksanakan penelaahan pasca penerapan, yang diulang secara berkala sepanjang umur hidup sistem. Spesialis informasi juga melakukan pemeliharaan sistem.
Meskipun siklus hidup sistem mewakili bentuk dasar dari kerja sistem, siklus hidup sistem terpengaruh perubahan metodologi lain yang menekankan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer. Salah satunya yaitu rapid application development – RAD yang menyatukan baik CASE maupun prototyping.
8. PERTANYAAN / DISKUSI :
1. Apakah perbedaan antara SLC dan SDLC ?
2. Sebutkan fungsi dari SC MIS ?
3. Apakah perbedaan antara studi kelayakan dan penelitian sistem ?
4. Bagaimana cara yang paling efektif bagi analis sistem untuk menentukan kebutuhan pemakai informasi ?
5. Apakah hubungan antara rancangan terstruktur dengan tingkatan sistem ?
6. Apa yang dimaksud dengan cutover dalam penerapan sistem ?
7. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis cutover !
8. Apakah hubungan antara SPIR dan IE ?
9. Pada tahap SLC mana yang menyertakan kegiatan pengumuman kepada karyawan ? Apa tujuan kegiatan tersebut ?
10. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur inti dari RAD !
DAFTAR PUSTAKA :
[1]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
[2]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
